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Pour réussir sa prise de poste de manager, certaines étapes et bonnes pratiques doivent être mises en œuvre. Malheureusement, nombreux sont les managers à être propulsés dans ce rôle de leader sans être bien préparés et outillés. Alors, comment procéder pour les accompagner efficacement ? Quelles sont les étapes à suivre pour réussir et s’épanouir en tant que responsable d’équipe ? On vous explique.
Le manager a des objectifs business à atteindre et sa performance est évaluée à partir des résultats obtenus (chiffres d’affaires, nouveaux contrats, etc.). Mais d’autres critères de performance sociale entrent en ligne de compte et sont aujourd’hui incontournables pour mesurer la réussite : satisfaction des employés, absentéisme, turn-over, bien-être au travail…
Beaucoup de N+1 sont démunis une fois en poste. L’explication tient au fait que les compétences techniques ne sont pas suffisantes pour réussir sa prise de poste manager. Rappelons que leur rôle est de déployer la stratégie de l’entreprise au sein de l’équipe et de développer un cadre, une organisation et des bases solides pour permettre aux collaborateurs de performer et de s’épanouir.
Ce faisant, les nouveaux managers doivent suivre un parcours d’intégration pour comprendre les rouages de leur nouveau poste, les objectifs associés et la dynamique de l’équipe en place.
Le succès ou l’échec d’une prise de poste de manager a des répercussions sur l’image interne et externe de l’entreprise. Et à l’heure où l’on parle de guerre des talents avec 57.4% des organisations qui jugent difficile de recruter en 2024 (enquête Pôle emploi « Besoins en main-d’œuvre 2024 »), mieux vaut mettre les bouchés doubles pour accompagner les managers dans leur prise de fonction.
Avant de prendre ses fonctions, plusieurs actions peuvent être mises en place par le manager et par l’entreprise :
Se familiariser avec la culture de l’entreprise. Les premiers jours, le manager va devoir intégrer une masse d’informations en lien avec son nouveau poste. La DRH peut alléger sa charge mentale en préparant un parcours d’intégration centré sur la culture d’entreprise à suivre en ligne (vidéos, organigramme, engagements, etc.). Parmi les questions à traiter, on peut trouver : quelle est la vision de l’entreprise ? Quelles sont ses ambitions à court et moyen termes ? Quelles sont ses valeurs et comment sont-elles incarnées ? Quels sont les codes de conduite et les règles de fonctionnement ? Comment les collaborateurs communiquent-ils ?
S’entretenir avec le manager sortant. Vous êtes recruté à la suite du départ du responsable actuel ? Dans ce cas, nous vous conseillons d’échanger avec ce dernier. L’objectif est de recueillir des informations essentielles relatives à la stratégie de l’entreprise, au budget et aux dépenses, aux problématiques en cours. Gardez à l’esprit qu’à ce stade, il n’est pas utile de balayer dans le détail l’ensemble des informations. Le but est avant tout de se faire une idée du service, et des challenges.
Préparer sa présentation à l’équipe. La première impression est importante pour la suite de la collaboration. Dès lors, si vous venez d’être recruté au poste de manager, pensez à préparer une présentation de façon à ce que vos collaborateurs en apprennent un peu plus sur vous : votre situation personnelle, votre parcours, vos motivations, votre personnalité. Pensez également à organiser une activité de type « ice breaker » pour détendre l’atmosphère et faire connaissance avec votre équipe.
Vous venez d’être promu et connaissez déjà vos futurs collaborateurs ? Prenez quand même le temps de préparer une rapide présentation pour asseoir votre nouveau rôle de manager.
S’approprier les enjeux business. Les premiers jours du manager doivent être consacrés à l’observation. Concrètement, il s’agit d’échanger avec l’équipe dirigeante pour comprendre la situation de l’entreprise, décrypter les objectifs du service et du groupe, et avoir une idée de ce qui fonctionne et ne fonctionne pas. C’est de cette façon que vous récoltez des informations clés pour ensuite identifier les sujets prioritaires.
Apprendre à connaître la dynamique de l’équipe. Après avoir fait connaissance avec vos collaborateurs, il est important d’observer votre équipe avec votre œil de manager. L’idée est d’en savoir plus sur le fonctionnement de l’équipe, comment les membres communiquent et travaillent ensemble.
Rassurer les collaborateurs. Rapidement, vous allez devoir affirmer votre position de leader en rassurant votre équipe. En effet, il est fréquent que l’arrivée d’un nouveau manager fasse naître des craintes et des inquiétudes avec une question centrale : qu’est-ce qui va changer dans mon quotidien ? À ce stade, vous ne serez pas toujours en mesure d’apporter une réponse à leurs questions. Soyez honnête si vous ne savez pas, et rassurez-les sur le fait qu’il n’existe aucune raison de modifier ce qui fonctionne. Quant au reste, rappelez que votre but est de créer un cadre de travail propice à l’épanouissement et à la performance.
Lancer les premières actions. Les premiers jours, l’objectif est d’obtenir des premiers résultats positifs pour renforcer l’adhésion de l’équipe. Portez votre attention sur les problèmes les plus simples, qui sont rapides à résoudre (ex : suppression des doublons, reconduction ou non des contrats en cours…).
Identifier le style de management à adopter. Le style de management à privilégier évolue en fonction de la situation et des enjeux et objectifs de l’entreprise, ainsi que des challenges individuels rencontrés par chaque N+1. Par exemple, le management participatif repose sur l’implication active des employés dans les décisions et les processus de travail. Il est recommandé lorsqu’il est nécessaire de renforcer la collaboration, la créativité et la motivation des collaborateurs. Il existe d’autres styles de management : le management délégatif, le management consultatif et le management autoritaire.
Développer une culture de l’écoute. Des entretiens individuels et/ou collectifs réguliers permettent d’être attentif aux difficultés rencontrées par les salariés et leurs besoins. C’est un bon moyen d’agir rapidement.
Définir des indicateurs de performance à suivre et choisir les bons outils. Il est conseillé de choisir au maximum 3 KPIs à suivre par rapport à vos objectifs, et d’affiner votre analyse en fonction des résultats et des chiffres.
Analyser les données de performance et de bien-être. Régulièrement (ex : tous les semestres), pensez à évaluer les niveaux de performance et de bien-être de votre équipe pour faire évoluer ce qui doit l’être. En matière de performance, vous pouvez vous inspirer des outils utilisés en ventes : l’étoile du nord qui est le KPI le plus important qui guide les actions et mesure le succès, et l’approche MECE qui permet de décomposer et analyser n’importe quel problème et KPI afin de créer un plan d’action aussi efficace que possible. Concernant le bien-être, analysez le taux de satisfaction, de motivation.
Mener des campagnes de feedbacks. Un logiciel de feedback permet de dialoguer, recueillir des retours avec des enquêtes ou mesurer l’engagement. Grâce à ces outils, vous serez en mesure d’analyser les points forts et les points faibles de vos managers pour choisir les meilleures actions d’accompagnement.
Se former aux soft skills managériales. 71% des managers s’attendent à des changements majeurs de leur fonction dans les années à venir (étude Boston Consulting Group (BCG) x IPSOS). Pour s’adapter aux transformations internes et externes qui impactent l’organisation et le fonctionnement de l’entreprise, les managers doivent développer leurs soft skills : leadership, communication, intelligence émotionnelle, gestion des conflits…
Les RH disposent de plusieurs solutions pour accompagner la prise de poste des managers :
Chez Simundia, nous proposons une forme inédite de coaching : le Coaching Situationnel®. Il s’agit d’un accompagnement court et centré sur la situation inédite que rencontre le nouveau manager. Concrètement, le coaching prise de poste manager se déroule en 3 séances d’une heure chacune réparties sur quelques semaines, et en visio :
Le coach professionnel amène le manager à prendre de la hauteur sur la situation/le challenge qu’il rencontre. Il l’aide à décortiquer et à observer ses émotions, ses ressentis, et à prendre conscience de son schéma de croyances limitantes. Au cours de cette séance, le coach professionnel établit ainsi un diagnostic et définit avec le coaché un objectif SMART.
Le coach adopte une posture de questionnement, d’observation et d’écoute de manière à ce que le bénéficiaire identifie les ressources à sa disposition ou les techniques et soft skills à développer pour faire face à la situation inédite qu’il rencontre et à relever les challenges associés (leadership, confiance en soi…).
Entre les séances, le manager est invité à passer à l’action pour ancrer un nouveau comportement ou une nouvelle compétence. Les progrès sont les plus importants entre les séances 2 et 3, car c’est à ce moment-là que le coaché se sera exercé. Cette dernière séance a pour but de consolider le changement et de mettre en place un système lui permettant de gérer en toute autonomie ses prochains défis.
En résumé, devenir manager ne s’improvise pas sur le tard. Compte tenu des enjeux importants associés à la prise de poste du manager, il est essentiel d’accompagner les nouveaux responsables d’équipe avec :
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