Quels sont les outils indispensables pour le télétravail ?

Suite aux mesures exceptionnelles prises par le gouvernement pour faire face à l'urgence du coronavirus, les entreprises et les employés ont dû réorganiser leurs activités de manière différente et beaucoup ont dû recourir au télétravail. En cette rentrée, le travail à distance reste recommandé. Ce qui était une mesure d’appoint destinée à faire face à la crise sanitaire, devient peu à peu une organisation à long terme. Pour réussir, les employés en télétravail doivent miser sur une parfaite organisation et sur les technologies les plus adaptées à leur flux de travail, réunion en visioconférence, outils de partage ou de stockage de fichiers, messagerie instantanée, voici les meilleurs logiciels, outils et applications pour un télétravail efficace.

Qu'est-ce que le télétravail ?

Le télétravail, également appelé smart working ou travail agile, est une façon de travailler qui ne nécessite pas de présence sur site. Il permet aux employés de travailler à domicile, ou de n’importe quel lieu sans trop de contraintes spatiales ou temporelles, la performance du travail étant généralement organisée en fonction d'objectifs. Il s’agit pour les entreprises de repenser le télétravail dans une perspective plus intelligente, remettre en question les contraintes traditionnelles liées au lieu et au temps, laisser plus d'autonomie sur la façon de travailler et permettre une plus grande responsabilité face à l’atteinte des résultats.

L'autonomie, mais aussi la flexibilité, la responsabilisation, la valorisation des talents et la confiance deviennent les principes clés de cette nouvelle approche. Au niveau pratique, il est essentiel de savoir quels sont les meilleurs logiciels, outils et applications que nous pouvons utiliser pour organiser et simplifier au mieux notre travail à distance. Voyons immédiatement quel sont les meilleurs outils à adopter pour réussir à travailler efficacement à distance.

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Outils d'organisation du travail

Si vous travaillez en équipe, organiser le workflow des différents collaborateurs est la partie la plus difficile, heureusement il existe des outils qui peuvent vous aider à planifier les activités à distance, permettant à tous les membres de l'équipe d'avoir une vue d'ensemble du travail réaliser. Parmi ceux-ci, nous pouvons citer :

Google Agenda

Google Calendar est un outil Google, dans lequel les dates limites, les rendez-vous, les réunions, les annotations peuvent être insérés dans un calendrier partagé. Chaque membre de l'équipe peut consulter le calendrier depuis le navigateur ou simplement via l'application calendrier de son smartphone, qui reste toujours synchronisé grâce au compte Google.

Trello

Trello est un outil qui permet l'organisation du travail via des services informatisés d'échange d'information partagé similaires aux intranets entreprise. Grâce à Trello, il est possible d'attribuer des tâches à chaque utilisateur, de vérifier les progrès de temps en temps grâce aux checklists, de démarrer des conversations en temps réel et d'utiliser des étiquettes pour mettre en évidence les priorités.

Outils de partage de fichiers

Le pilier du Smart Working est le partage. Voyons quels sont les meilleurs outils pour partager les fichiers et les documents dont vous avez besoin ou sur lesquels vous travaillez avec vos collègues.

WeTransfer

C'est un service qui vous permet d'échanger des fichiers jusqu'à 2 Go par e-mail sans prendre de place sur votre boîte e-mail.

Les services cloud sont également très utiles pour le Smart Working. Ces services fonctionnent comme des «disques durs» en ligne qui vous permettent de stocker des fichiers, de les synchroniser automatiquement sur divers appareils et de les partager facilement avec d'autres personnes. En voici quelques exemples :

Dropbox

Dropbox vous permet de stocker vos fichiers dans un seul espace. Grâce à la synchronisation, vous pouvez accéder à tout moment à vos documents, photos et vidéos, quel que soit l'appareil utilisé. Dropbox offre également la possibilité de partager vos fichiers volumineux avec vos collaborateurs et collègues. Le One Drive de Microsoft est basé sur la même logique.

Google Drive

Le plus grand concurrent de Dropbox est Google Drive, un autre puissant outil de stockage et de partage de fichiers. Google Drive est également accessible depuis n'importe quelle plate-forme ou système d'exploitation, navigateur ou application. Google Drive fournit également une suite d'édition complète (textes, présentations, feuilles de calcul) avec la possibilité pour les membres de l'équipe de travailler simultanément sur un fichier.

Des outils pour communiquer

Que ce soit en visio ou directement à l'écrit, le contexte du distanciel rend la communication entre membres de l'équipe encore plus centrale. Aussi, il existe de nombreux logiciels qui vont vous permettre de conserver du lien entre les collaborateurs. La distance géographique ne doit pas être synonyme de distance humaine. En plus de la liste d'outils ci-dessous, retrouvez ici des exemples d'icebreakers à distance pour animer vos réunions. À utiliser sans modération !

Skype

Idéal pour travailler en groupe, Skype vous permet de passer des appels audio, d’envoyer des messages instantanés, de créer des groupes de conversation, de passer des appels vidéo et organiser des conférences téléphoniques gratuitement.

Hangouts

Si votre entreprise utilise Google Suite, vous pouvez utiliser Hangouts chats pour communiquer avec vos collaborateurs. La plateforme offre également la possibilité de faire des conférences téléphoniques avec vos collègues. Si vous organisez souvent des réunions en ligne, vous pouvez aussi utiliser Meet by Google qui est aussi inclus dans la suite de GSuite, le service multi-plateforme pour les entreprises de Google. Avec Meet, vous pouvez générer un lien sécurisé sous la forme d’un code à travers lequel vous pouvez inviter vos collaborateurs à participer à la vidéoconférence sans aucune inscription, à la fois depuis un mobile et depuis un PC.

Slack

C'est un excellent outil, en particulier pour faciliter la communication et la collaboration entre les employés en télétravail. Slack donne la possibilité de créer des canaux dédiés ou des discussions de groupe sur des projets ou sur des tâches uniques. Slack vous permet de discuter et d'échanger instantanément des fichiers en privé avec des collègues individuels ou de les appeler à l'aide de la technologie VoiP. Slack peut en plus être associé à de nombreuses applications, de sorte que vous pouvez avoir tout ce dont vous avez besoin dans un seul «environnement»: de Google Agenda à Google Drive, en passant par Trello.

Zoom

Zoom est l'outil parfait pour créer des conférences téléphoniques avec plusieurs personnes. Grâce à cet outil, vous pouvez:

• Partager votre écran: si vous avez besoin d'afficher des notes, des diapositives ou des documents
• Enregistrer: vous pouvez définir l'enregistrement automatique des réunions ou de votre session de formation ou de votre webinaire et décider de l'enregistrer localement ou dans le Cloud.
• Avec le zoom, vous pouvez également définir un mot de passe d'accès pour vérifier les connexions des participants et décider qui y admettre.

Cisco Webex et Microsoft Teams sont également quelques exemples d’excellents outils pour organiser des conférences téléphoniques.

Programmes de contrôle à distance

Les programmes de contrôle à distance vous permettent, grâce à une connexion Internet et la possibilité de générer des codes uniques d’accès sécurisé, d'accéder à un autre ordinateur. L'utilisateur qui dispose d'un PC connecté au réseau d’entreprise pourra, par exemple, se connecter à son ordinateur de travail au bureau depuis son domicile via un accès à distance à tout moment.

Vous pouvez ensuite utiliser des programmes, des fichiers, des ressources informatiques distantes à partir de n'importe quel emplacement local. Grâce au contrôle à distance, il est également possible de fournir une assistance, d'effectuer des mises à jour, d'imprimer à distance, d'envoyer des e-mails et bien plus encore. L'ordinateur distant, pour être joignable, doit être allumé et disposer d'une connexion Internet.

TeamViewer

TeamViewer fait partie des meilleurs logiciels pour contrôler à distance un ordinateur. Il suffit juste de bénéficier d’une connexion internet. Il est compatible avec presque tous les systèmes d’exploitation existants (Windows, Apple, Android, Linux etc.) et peut être utilisé facilement grâce à la procédure de configuration simplifiée.

Anydesk

Anydesk est une solution de bureau à distance. Ce logiciel est disponible sur PC pour les principaux systèmes d'exploitation et propose une version gratuite d’évaluation pour un usage personnel et une version payante pour un usage professionnel. Anydesk dispose également d'une application mobile pour smartphones et tablettes (iOS et Android).

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